EEN KIJKJE ACHTER DE SCHERMEN VAN HET NIEUWE INTRANET
Recent heeft er een verhuizing plaatsgevonden. En nee, de adressen van onze kantoren zijn niet gewijzigd. Wat is er dan wel verhuisd? Het intranet! Connect is ingewisseld voor Compass. In Milestone in a Minute werd al kort stilgestaan bij deze mijlpaal. Kira Graumans, Corporate Communicatieadviseur, neemt ons samen met Eefje van Haaften, Senior Marketing Communicatieadviseur, verder mee in dit project. Want hoe komt zo’n verhuizing tot stand? En wat maakt Compass beter dan het vorige intranet?
Kira, jij hebt in Milestone in a Minute al meer verteld over de verhuizing naar Compass. Maar hoe komt zo’n project tot stand? En waarom een nieuw intranet?
Kira: “Voor de start van dit project moeten we terug in de tijd. Binnen E.ON maakt iedereen gebruik van hetzelfde systeem en zo’n twee jaar geleden kwamen alle intranetbeheerders van de E.ON landen bij elkaar. Daar kwamen we gezamenlijk tot de conclusie dat het intranet dat we gebruikten, Connect, niet meer voldeed aan onze wensen. Zo was er onder andere behoefte aan een betere zoekfunctie, een vertaalfunctie en meer analysemogelijkheden. We hebben toen alle wensen en eisen vanuit de verschillende E.ON landen bij elkaar gebracht en daarna zijn onze Duitse collega’s gestart met de zoektocht naar een nieuw systeem.”
Hoe ziet zo'n proces er vervolgens uit? En Eefje, wanneer ben jij aangehaakt?
Kira: “Terwijl de zoektocht naar het nieuwe systeem werd opgestart, zijn gelijktijdig verschillende projectgroepen ingericht. Je kunt hierbij denken aan IT, maar ook voor het analyseren van werkende content en intranetstructuren. En zodra de mogelijke nieuwe systemen waren gevonden, zijn we aan de slag gegaan met testen. Vervolgens is er natuurlijk een keuze gemaakt. Daarna is er per land een tijdlijn gemaakt tot aan de definitieve overstap. Want voordat we over konden gaan, moest er heel veel content verplaatst worden van Connect naar Compass. Daarom zijn er per onderwerp ‘Content Owners’ gekozen, zoals Eefje.”
Eefje: “Ik ben begin dit jaar aangehaakt, zodat ik alvast kon meedenken over de inhoud van mijn onderwerpen. Vervolgens ben ik afgelopen zomer getraind. Trouwens: nog even mijn complimenten naar de trainers. De training was erg persoonlijk en toegankelijk, we zijn hierin supergoed ondersteund.”’
En wat zijn jullie rollen precies?
Eefje: “Zoals Kira al eerder benoemde ben ik ‘Content Owner’. Dit betekent dat ik verantwoordelijk ben voor content van bepaalde onderwerpen op het intranet. Ik stem dit met Kira af, zodat we geen dubbele inhoud plaatsen. En ik bouw en beheer deze pagina’s ook. In mijn geval geldt dit voor de pagina ‘Onze klant’ en de pagina over Branding. Die laatste pagina gaat trouwens over mijn vakgebied. Ik werk als Marketing Communicatieadviseur in het team Branding & Media.” Kira: “Ik ben officieel Corporate Communicatieadviseur in het team Corporate Communicatie. Met ons team zijn we verantwoordelijk voor het intranet. Tijdens deze verhuizing ben ik projectleider geweest. Dat betekent dat ik onder andere de afstemming doe met E.ON, maar bijvoorbeeld ook verantwoordelijk was voor de planning en lancering.”
Eefje van Haaften
Senior Marketing Communicatieadviseur
“Ik werk nu ruim 7 jaar bij Essent en dat bevalt goed! Bij Essent kan ik steeds nieuwe dingen blijven doen. Ik kwam binnen als Digital Content Specialist voor zakelijk. Dat was toen nog een aparte Business Unit. Daarna werd ik ‘marcommer’ en nu ben ik alweer een tijdje Senior Marketing Communicatieadviseur voor de verschillende merken. Dit is een heerlijke rol, omdat ik telkens nieuwe, grote projecten aan kan pakken. Zoals de interne engagement op CX9+ en klantbeleving, de nieuwe huisstijl van Energiedirect, de nieuwe huisstijl van Essent en nu de Energiewet. Privé ben ik een fanatiek hiker, het liefst struin ik wekenlang met mijn tentje op de rug door de bergen. Om me te verwonderen over hoe mooi de wereld is. Daarom ga ik ook graag op reis en ontdek ik nieuwe plekken. En hier in Nederland wissel ik de prachtige heide en bossen af met festivals en concerten. Juist die afwisseling geeft mij lekker veel energie!”
“Voordat we over konden gaan, moest er heel veel content verplaatst worden van Connect naar Compass.”
Kira Graumans
Corporate Communicatieadviseur
“Ik werk inmiddels ruim drie jaar bij Essent in het Corporate Communicatie-team, waar ik me richt op de interne communicatie naar alle collega’s. Tijdens de verhuizing naar ons nieuwe intranet zat ik zelf ook midden in een eigen verhuizing naar ons nieuwe huis in Breda, waar ik samenwoon met mijn vriend.
In mijn vrije tijd ben ik graag samen met vrienden en familie, geniet ik van lekker eten en vind ik het heerlijk om op reis te gaan of een weekendje weg te plannen. Sinds vorig jaar heb ik ook mijn liefde voor fotografie weer helemaal herontdekt."
In september is Compass live gegaan, wat maakt dit intranet beter dan het vorige?
Eefje: “Er zijn inderdaad dingen beter, maar natuurlijk niet alles. Ik heb al veel verschillende systemen gezien, ook bij vorige werkgevers. Het nadeel van dit systeem is de ‘achterkant’, dat wordt het CMS genoemd. De E.ON pagina’s hangen er ook achter, je moet daardoor veel klikken voordat je op de juiste plek bent. Gelukkig hebben de gebruikers daar geen last van. Het is wel veel moderner, slimmer én ziet er beter uit dan Connect. Ik denk dat het echt een vooruitgang is. Als gebruiker kun je kiezen wat je ziet, maar je moet er wel in verdiepen. Als je even de tijd neemt om het systeem eigen te maken, dan gaat dit heel prettig werken.” Kira: “Ik sluit mij bij Eefje aan. Het CMS is inderdaad iets ingewikkelder. Dat is anders ten opzichte van het oude systeem en dat vraagt meer kennis. Maar daar trainen we onze collega’s die hier mee moeten werken ook in. Nu zitten we nog midden in de adoptiefase, collega’s moeten Compass nog gaan omarmen. Hiervoor moeten zij wel wat moeite doen. Je moet zelf aangeven waar jouw interesse ligt en zelf onderwerpen gaan volgen. We zijn pas net live, dus nu is het de bedoeling dat we onze collega’s hierover blijven informeren en hen aanzetten om dit te doen. Dat start gelukkig al bij onboarding, daar krijgen collega’s een introductie.” Eefje: “Verandering en het eigen maken van nieuwe systemen, daar gaat nu eenmaal tijd overheen en dat is helemaal oké.”
Hoe zijn de eerste reacties van collega's?
Kira: “Tijdens de lancering zijn we met een promotieteam veel op kantoor aanwezig geweest. We hadden ook een ruimte ingericht waar collega’s terecht konden voor vragen. Over het algemeen zijn collega’s positief. Natuurlijk hebben ze ook wel eens twijfels. De structuur is anders, dus soms is het even zoeken naar de informatie.” Eefje: “Ik heb nog niet veel reacties gehad. Maar de zoekfunctie is wel echt véél beter, dus als collega’s informatie niet kunnen vinden, dan zou ik dat echt aanraden. Op Connect had ‘Onze Klant’ veel volgers, dus ik merk inderdaad dat collega’s de pagina nu nog moeten vinden.”
Als jullie een tip mogen geven aan collega’s die nu met Compass aan de slag gaan. Welke tip geef je?
Eefje: “Ik gaf ‘m net al weg… gebruik de zoekfunctie om dingen te vinden. Die werkt erg goed. En neem de tijd om er doorheen te scrollen en volg dingen die je interesseren. Op die manier maak je het systeem vanzelf eigen, het wijst vanzelf.” Kira: “Neem inderdaad de tijd, ga er voor zitten en navigeer eens door verschillende pagina’s. Je gaat dan zien dat deze dezelfde opbouw hebben. Altijd een hoofdpagina, nieuwssectie en kennisbank. Kom je er niet uit? Benader dan de helpdesk. En vergeet niet om te reageren op berichten! 😉.”
Tot slot: hoe ziet de komende periode eruit?
Kira: “Compass is nu uitgerold als intranetpagina en op je laptop werkt het goed. Op een telefoon moet je telkens opnieuw inloggen. Er wordt momenteel gewerkt aan een app, die wordt hopelijk begin volgend jaar gelanceerd. Dat maakt het makkelijker en laagdrempeliger om intranet op je telefoon te openen. En de afgelopen periode lag de focus op bestaande content. We gaan nu ook aan de slag met pagina’s voor verschillende bedrijfsonderdelen, zoals bijvoorbeeld EIS. Én we gaan starten met het opzetten van communities, zoals voor Jong Essent en Neurodiversiteit.” Eefje: “Ik ben met name gebruiker en moet zelf ook m’n weg soms nog vinden. Daar ga ik de komende periode aandacht aan besteden. Én de pagina ‘Onze klant’ verder uitbouwen. Er staat nu een basis die we nog verder kunnen uitbreiden. Dus ik maak meteen van de gelegenheid gebruik om reclame te maken. Volg deze pagina!”